Ohio Worker's Comp Prospective Billing....Your questions answered!

Ohio BWC is switching to prospective billing effective July 1, 2015.

Here are some things to know:

• With    the    switch    to    prospective    billing,    BWC    will    require    payment    before    it    provides    coverage.

• BWC    will    cover    the    transition    cost    with    a    transition    credit    –    no    additional    cost    to    employers.

• Prospective    billing    became    effective    July    1,    2015,    for    private    employers.

• The    switch    to    the    industry    standard    of    prospective    billing    provides    many    benefits,    including:

o An    overall    base-rate    reduction    of    2    percent    for    private    employers;
o Allowing    BWC    to    better    forecast    the    level    of    premium    required    to    be    collected    each    policy    year;
o Opportunities    for    more    flexible    payment    options    (up    to    12    monthly    installments);
o Better    opportunities    for    BWC    to    provide    quotes    online    or    via    the    phone;
o Increased    ability    for    BWC    to    detect    employer    non-compliance    and    fraud.

• BWC    will    provide    employers    with    an    invoice    for    their    12-month    premium    in    June    of    each    year.

• For    July    1,    2015,    private    employers    will    be    given    a    bi-monthly    (six    installment)    payment    schedule, with    the    option    to    select    a    different    plan    by    July    15    (May    15    in    subsequent    years).    If    you    are    a minimum    premium    payer    ($120    plus    assessments),    you    must    pay    in    one    installment.

• Employers    will    have    the    following    options: o Monthly    (12    installments); o Bi-monthly    (six    installments); o Quarterly    (four    installments); o Bi-annually    (two    installments); o Annually    (one    installment).

• Employers    may    only    select    their    installment    options    once    a    year.    The    option    an    employer    chooses    is effective    for    the    entire    policy    year. • An    employer’s    coverage    will    lapse    if    BWC    does    not    receive    timely    payment    of    an    installment.

• Employers    must    reconcile    their    actual    payroll    for    the    prior    policy    year.    BWC    is    calling    this    a    payroll true-up.    This    will    be    due    45    days    after    the    close    of    the    policy    year.

o BWC    will    not    lapse    employers    for    not    reporting    the    payroll    true-up.
o However,    BWC    will    remove    employers    from    their    current    rating    plan    or    discount    program    if    it    does not    receive    a    payroll    true-up    by    the    due    date. n    To    be    eligible    for    the    Go-green    discount,    employers    must    complete*    the    payroll    true-up    online by    the    due    date.
o Any    outstanding    payroll    true-ups    will    render    the    employer    ineligible    for    participation    in    future rating    plans    or    discount    programs    until    the    employer    submits    all    outstanding    payroll    true-ups.     

       • Employers    must    submit    payroll    true-ups    online    at    www.bwc.ohio.gov,    by    phone    at    1-800-644-6292 or    in    person    at    a    BWC    customer    service    office.        

Info from: https://www.bwc.ohio.gov/downloads/blankpdf/ProspectiveOverviewPA.pdf